Matukio : Ajout d'une visite pour une association

Comment ajouter une visite pour une association ?

Pour ajouter une visite sur le site de explore.brussels certaines informations sont nécessaires : 

  • une image de qualité : il faut impérativement que votre image fasse 720 px sur 300 px, cette dimension est à respecter afin de garder l'aspect uniforme des visites sur le site.
    Vos photos ne sont pas à dimensions ? Utilisez Gimp pour les recadrer, il s'agit d'un outil Open Source et totalement gratuit, voyez plus loin comment s'en servir.
  • Une date de début et de fin de votre visite. Il est possible d'ajouter plusieurs dates à la fois et également définir certaines récurences tel que : chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année.
  • Une date de limite d'inscription, cette date est importante car elle permet d'éviter que des visiteurs ne cliquent sur le lien de réservation alors qu'il n'est plsu possible de réserver.
  • Un lieu : le lieu où se passe la visite.
  • Un prix : de façon à indiquer clairement ce que coute la visite.
  • Un descriptif de la visite.

Voyons maintenant en détail les différents éléments composant la scéance d'ajout d'une visite, je vous propose juste après de le voir en vidéo :

Rendez-vous via le menu tout en haut à droite dans la partie de gestion de vos évènements.
ma fiche

Une fois dans la liste des visites, tout en dessous cliquez sur le bouton "nouvel visite" :
nouvel evenement

Nous arrivons ainsi dans l'onglet "Base" :


nouvel evenment base 1

  1. Titre de votre visite.
  2. Alias, ne spécifiez rien le système va remplir seul cette partie.
  3. Catégorie : spécifiez la catégorie de votre visite (thématique).
  4. URL : important et ne concerne QUE les associations, il s'agit de l'url où rediriger les visiteurs qui souhaitent réserver une visite.
  5. Tags : dans la mesure du possible évitez d'utiliser les Tags.
  6. Numéro : il s'agit d'une référence vous permettant de gérer vos évènements, il peut s'agir d'une référence interne ou personnelle qui vous permettra de différencier des évènements possédant un titre semblable par exemple.
  7. Si votre visite dure toute la journée, cochez cette option.
  8. Date du début de la visite, modifiez là via le calendrier et spécifiez l'heure de début de la visite.
  9. Des dates additionnelles à la date initiale, cochez cliquez sur ce bouton pour activer l'option. Nous détaillerons cette option plus tard.

nouvel evenment base 2

  1. Date et heure de la fin de la visite. (Comme vosu pouvez le voir en rapport de cette option il est possible de cacher cette information pour des raisons pratiques par exemple : date de début ou de fin non connue). De cette manière, même si la date de la visite n'est pas connue il est tout de même possible d'ajouter les visites et ainsi gagner du temps dans l'organisation de vos visites et surtout permettre aux visiteurs de voir les prochaines visites bien en avance.
  2. Date et heure de clôture des inscription.
  3. S'agit-il d'un évènement récurrent ? Jour, semaine, mois, année ?
  4. Description courte, celle affichée dans l'aperçu de l'évènement à garder très courte.
  5. Lieu, dans la liste soit vous choisissez une destination personnalisée et spécifiez une adresse complète, soit vous choisissez un lieu existant déjà dans la liste.
  6. S'agit-il d'un séminaire en ligne : ne sera probablement pas utilisé (visite virtuelle).

nouvel evenement base 3

  1. Nombre maximal de participants à la visite, cette option peut être remplie par les associations mais ne sera pas pleinement fonctionnel puisque la gestion des participants ne se fait pas à ce niveau.
  2. Il est possible dès le nombre de participants atteint de prévoir une option de liste d'attente, les réservations sont ajoutées sur la liste d'attente et sont recontactés automatiquement en cas de désistement.
  3. Nom bre minimum de participant pour que la visite ait lieue : non utilisé par les associations.
  4. Nombre maximal de participants par réservation.
  5. avant de cliquer sur enregistrer remplissez les autres onglets, voyons les ci-dessous.

 Regardons maintenant l'onglet "Additionnel"

nouvel evenement additionnel 1

  1. Cliquez sur l'onglet additionnel après avoir rempli la partie de base.
  2. Description plus complète de la visite, vous pouvez y inclure du texte, des images, des vidéos, ...
  3. Ne concerne pas les associations mais il est possible d'afficher des informations destinées uniquement aux personnes ayant déjà réservé par exemple.

nouvel evenement additionnel 2

  1. Image affichée sur la page d'accueil du site et dans la liste des visites : obligatoire, pour rappel les dimensions : 720x300px.
  2. Image affichée dans le détail de la visite à droite, non obligatoire.
  3. Position Google Maps : il s'agit d'un lieu imprécis, reperez l'endroit sur google map et relevez les coordonnées à insérer ici.
  4. Tuteur : laissez vide.
  5. Groupe cible : laissez vide.
  6. Prix par personne : insérez le prix de la visite.
  7. La taxe à laisser par défaut sur 21%
  8. Devise à laisser en Euro.
  9. Précéder au paiement : non utilisé par les associations, laissez sur oui.
  10. Frais additionnels à l'évènement : un prix de base mais des coûts additionnels ? Cochez oui pour que les visteurs soient au courant.

Onglet Champs spécifiques :

un explicatif complet est présent directement dans l'onglet, toutefois il est conseillé de ne pas utiliser cet onglet, il a été replacé par les champs additionnels moins compliqés à utiliser.

Onglet fichiers :

Cet onglet vous permet d'ajouter des fichiers à vos visites, exemple : flyer de présentation plus complet, plan, formulaire à remplir pour la visite, ...
Ces fichiers seront disponibles directement depuis la visite.

Onglet Champs additionnels :

Actuellement seul le moyen de transport est utilisé mais il sera possible d'y ajouter d'autres champs additionnels permettant de définri des informations importantes pour la visite.
nouvel evenment ca 1

Onglet écrasement : 

il donne la possibilité d'ajouter des frais ou des remises à la visite.
Par exemple : 

  • frais : repas
  • remise : de la date du au, une remise de 10% sera accordée (early booking).
  • ...

nouvel evenement ecra 1

Il est également possible de personnaliser le texte pour l'email de réservation : pas pour les associations.
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N'hésitez pas à mettre également un meta-description à votre visite, il s'agit d'un point important permettant de référencer votre visite de manière optimale.
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